Documenten / jaarverslag ALV

In het jaarverslag legt het bestuur van de vereniging verantwoording af over het beleid dat in het betreffende jaar is gevoerd. Het jaarverslag is vooral bestemd voor de leden, maar ook voor bijvoorbeeld sponsors, subsidiegevers (bijv. de gemeente) en andere belangstellenden. Wat staat er in het jaarverslag?

De penningmeester is verantwoordelijk voor het belangrijkste deel van het jaarverslag: het financiële jaarverslag, oftewel de jaarrekening.

De voorzitter en/of de secretaris maken een algemeen jaarverslag.

Hierin wordt verslag gedaan van de belangrijkste activiteiten van het afgelopen jaar. Van belang daarbij is aan te geven of de voorgenomen plannen gerealiseerd zijn, door wie dat is gebeurd en wanneer. Mochten bepaalde doelstellingen niet zijn gehaald, dan is het goed daar een verklaring voor te geven. Verder is het goed om aandacht te besteden aan de verwachtingen en de plannen voor de toekomst.

Globale inhoud van een jaarverslag:

• (inhoudsopgave)
• (voorwoord van de voorzitter)
• vaste gegevens hengelsportvereniging: - datum van oprichting, - overkoepelende organisaties, - kantooradres, - redactieadres clubblad, etc. - samenstelling bestuur en commissies
• inleiding
• verslagen bestuur en commissies
• de jaarrekening (zie infoblad)
• datum vaststelling en ondertekening

Ook externe gebeurtenissen (bijvoorbeeld nieuwe wet- en regelgeving of een wijziging in de huurovereenkomst) die hun invloed hebben doen gelden op de activiteiten van de verenigingen passen in zo'n inleiding. Het is goed om ook alvast een doorkijk te geven naar het komende jaar; wat zijn de verwachtingen en hoe denkt de vereniging daar in het komende jaar op in te spelen?

Buiten het jaarverslag zijn er meerdere documenten waarmee de vereniging te maken krijgt. Denk hierbij aan het huishoudelijk reglement, de statuten van de vereniging of algemene bepalingen die van kracht zijn op de viswateren. Zie hieronder een overzicht van de meest bepalende documenten van de vereniging.